Algunos consejos para ser un experto en Excel

Sin lugar a dudas, uno de los programas más completos que hay en la actualidad es Excel. La herramienta de Microsoft permite multitud de opciones interesantes para los usuarios. Especialmente aquellos que permite ahorrar tiempo y esfuerzos a los que usan este programa.

Desde su lanzamiento hasta ahora, Excel ha ido muchísimas funciones más inteligentes. Estas opciones permiten una mejor predicción para el usuario. No obstante, no siempre se conocen estas opciones que pueden llegar a ayudarte bastante. Por ese motivo, si eres un usuarios habitual de Excel, este artículo te va a interesar. Te doy algunos consejos para utilizar Excel y parecer un auténtico experto.

Gráficos en forma de cascada

Supongo que ya sabrás que Excel permite varios tipos de gráficas. Muchas de estas gráficas son más visuales que otras, pero todas son interesantes. No obstante, todo dependerá para qué utilizamos estas gráficas. Si lo que deseas es crear una g´rafica en la cual se vea una progresión, bien económica o de otro tipo, las gráficas en formato cascada son las mejores.

Se trata de una gráfica cuya ventaja radica en que las barras comienzan a crecer justo cuando terminó las del ejercicio anterior. Una ventaja importante, sobre todo si vemos los gráficos de barras tradicionales. Es de los que más crecen en usuarios, y seguramente ya te haya llegado algunos similar. Para poder agregar este tipo de gráficas, bastará con ir a la opción de Datos e ir a Insertar – Insertar gráfico en cascada o de cotizaciones – Cascada. El programa te generará de forma automática la gráfica con los datos que el usuario desee.

Formato condicional de Excel

Otro de los grandes trucos que mucha gente no sabe o desconoce son los del formato condicional. Este método sirve para visualizar mejor datos, presupuestos y otro tipo de información que pueda destacarse con colores o formatos. Por ejemplo, destacar los datos en negrita, cursiva o subrayado.

Un ejemplo claro de este tipo de formato pueden ser aquellos números que superen una cantidad que nosotros consideraremos importante. Ejemplo para que nos entendamos. Podemos decirle a Excel que aquellas celdas con unos números en negativos (retirada de dinero), se coloreen en color rojo de forma automática.

Para eso sólo debes ir a Inicio – Formato Condicional, selecciona la sección de la tabla que quieras condicionar por formato. A continuación, en la ventana situada a la derecha, deberás de elegir qué casos quieres dar formato (aquellos número inferiores a cero) y qué formato le tendrá que dar (colorear en rojo).

Tablas pivote

Si acabas de hacer una tabla pero ahora quieres que las columnas pasen a ser filas o viceversa, podrás hacerlo de forma sencilla. Para ello tienes que usar las tabla pivotes. Sólo tienes que seleccionar la tabla a pivotar, luego ir a Insertar – Pivot Table.

Inmediatamente se creará una nueva hoja de Excel. A la derecha tienes que arrastrar los valores hasta su lugar e ir viendo si te gusta o satisface el aspecto que va tomando tu nueva tabla.

Elabora tablas de previsiones

Para terminar, te voy a comentar otra opción interesantes de Excel, se llama tabla de previsiones. Se trata de una de las opciones más recomendables. El motivo es que podrás saber cómo evolucionará un balance contable según la información de la que ahora dispones. El método para crear una tabla así es muy fácil. Selecciona los datos que dispones, luego ve a la opción de Datos – Previsión – Hoja de Previsión. Y listo, tendrás tu tabla de previsiones lista por el programa.

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